施設利用予約の期日および書類の提出期限の変更等について

日頃より当施設の事業に御理解、御協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、当施設では定員の範囲内で複数の団体が互いに譲り合って利用いただくため、予約完了後に活動の希望を記載した利用計画書を含む利用申込書類を提出いただき、施設側が書類内容をもとに利用の調整をして各団体の活動の時間や場所を確定していますが、団体より利用調整の完了を早めることへの要望が多く寄せられております。

つきましては、次により期日を変更することにいたしましたので、お知らせいたします。

記

１　変更する内容

• 学校の宿泊研修は、それ以外の団体よりも先行的に利用調整を行います。宿泊研修以外の団体については、宿泊研修での利用に一定の御配慮をいただくこととなります。
• 複数団体の利用がある場合や長期休業明けすぐに宿泊研修を予定されている場合などは、早めの書類提出をお願いすることがあります。

２　変更する理由

• 近年、多くの団体から、事前指導や準備に充てる時間を確保するため、当日の部屋割や活動場所等を早めに決定してほしいとの要望が多く寄せられております。このため、施設が調整に必要な関係書類の提出を早めていただくことといたしました。

３　その他

• 現行の規定では、利用料金のキャンセル料の設定はございませんが、日程が不確実な状態でのお申込みはご遠慮ください。
• 申込後、利用日直前の多人数のキャンセルにより、他の団体が利用できない状況が多く発生しています。
• 他の団体の申し込みの妨げにならないように事前の申込みを十分たててからお申込みください。
• 食事料金のキャンセルについては別途定めがございますので、ホームページ等をご確認ください。